Sosiaalisen median ulkoistaminen vai itse tekeminen – mikä sopii yrityksellesi?

Some kannattaa tehdä itse, kun yrityksessä on siihen osaamista, varattua työaikaa ja selkeä vastuu. Sosiaalisen median ulkoistaminen on perusteltua, kun suunnittelu tai toteutus jää toistuvasti muun työn alle. Jos sisältöjen ydin on yrityksen asiantuntijoissa ja arjessa, toimivin ratkaisu voi olla oman tiimin ja kumppanin yhteistyö.

Päätös riippuu tavoitteiden lisäksi kanavien määrästä, tarvittavista sisällöistä ja siitä, kuinka paljon yritys pystyy osallistumaan tekemiseen. Ulkoistaminen ei poista kaikkea omaa työtä, eikä itse tekeminen ole ilmaista: siihen käytetty aika on pois jostakin muusta.

Tässä artikkelissa vertaillaan eri toteutusmalleja ja käydään läpi, mitä ulkoistus sisältää, mitä se edellyttää yritykseltä ja miten yhteistyön hyötyä arvioidaan.

Aloita tavoitteesta ja realistisesta työmäärästä

Ennen tekijän valintaa kannattaa selvittää, mitä somen pitäisi saada aikaan. Haetaanko yritykselle tunnettuutta, tukea asiakkaan ostopäätökseen, yhteydenottoja vai työnhakijoiden kiinnostusta? Tavoite vaikuttaa sekä sisältöihin että tarvittavaan osaamiseen.

Esimerkiksi asiantuntijapalvelun ostaja voi tarvita aikaa yrityksen osaamisen arviointiin. Silloin asiakkaiden kysymyksiä avaavat sisällöt voivat palvella paremmin kuin jatkuvat tarjousjulkaisut. Toimiva markkinointistrategia auttaa määrittämään somen tehtävän suhteessa myyntiin, verkkosivuihin ja muuhun markkinointiin.

Seuraavaksi arvioidaan työn laajuus. Yksi julkaisu voi edellyttää aiheen valintaa, asiantuntijan haastattelua, kuvaamista, editointia, tekstin kirjoittamista, tarkistusta ja julkaisemista. Lisäksi tarvitaan keskustelujen seurantaa ja tulosten arviointia. Pelkkä julkaisujen lukumäärä ei siksi kerro työmäärää.

Kaikkia kanavia ei tarvitse hoitaa samalla tavalla. Valitse yritykselle tärkeimmät sosiaalisen median kanavat asiakkaiden ja tavoitteiden perusteella. Rajattu, hyvin hoidettu kokonaisuus on usein järkevämpi lähtökohta kuin suunnitelma, jonka toteuttamiseen ei ole aikaa.

Milloin some kannattaa tehdä itse?

Itse tekeminen sopii yritykselle, jossa somesta vastaava henkilö tuntee asiakkaat, osaa muotoilla ymmärrettäviä sisältöjä ja pystyy varaamaan työlle aikaa. Sosiaalisen median käyttökokemus auttaa, mutta yrityksen kanavien hoitaminen edellyttää myös suunnittelua ja kykyä arvioida, mikä palvelee liiketoimintaa.

Oman tekijän vahvuus on läheisyys yrityksen arkeen. Hän kuulee asiakkaiden kysymykset, tietää ajankohtaiset asiat ja pääsee kuvaamaan työn tekemistä. Tällaisesta tiedosta syntyy sisältöä, jota ulkopuolisen on vaikea tuottaa ilman yrityksen osallistumista.

Esimerkiksi huoltoyrityksen asiantuntija voi näyttää videolla, mistä tavallisen vian tunnistaa ja milloin kannattaa ottaa yhteyttä ammattilaiseen. Esimerkki havainnollistaa osaamista ja auttaa asiakasta arvioimaan omaa tilannettaan. Kuvauksessa on silti huolehdittava luvista ja siitä, ettei asiakastietoja paljastu.

Itse tekemisen edellytys on, ettei some jää pelkäksi ylimääräiseksi tehtäväksi. Kalenteriin tarvitaan aikaa myös viimeistelylle, viesteihin vastaamiselle ja seurannalle. Vastuut sekä lomien ja poissaolojen aikaiset järjestelyt pitää sopia.

Milloin oma tekeminen ei enää riitä?

Yksittäinen hiljainen viikko ei tarkoita, että some pitäisi ulkoistaa. Muutosta kannattaa harkita, jos julkaisut lykkääntyvät jatkuvasti, aiheet keksitään kiireessä tai sometyö vie kohtuuttomasti aikaa yrityksen muilta tehtäviltä.

Ensin on erotettava toisistaan epäselvä vastuu ja resurssipula. Jos kukaan ei tiedä, kuka julkaisee, ongelma voi ratketa työnjaolla. Jos vastuu on selvä mutta tekijä ei ehdi kuvata, kirjoittaa ja viimeistellä sisältöjä, ulkopuolisesta avusta voi olla enemmän hyötyä.

Milloin sosiaalisen median ulkoistaminen kannattaa?

Ulkoistamisella voidaan hankkia tarvittavaa osaamista, tukea tekemisen jatkuvuutta tai vapauttaa henkilöstön aikaa muuhun työhön. Hyöty syntyy siitä, että kumppani ottaa vastuulleen tunnistetun tarpeen – ei vain siitä, että julkaisuja tulee enemmän.

Ulkoistaminen on järkevää esimerkiksi silloin, kun yrityksellä on paljon asiantuntijatietoa mutta vähän valmiita sisältöjä. Kumppani voi haastatella asiantuntijoita ja muotoilla keskusteluista julkaisuja. Yrityksen ei silloin tarvitse aloittaa jokaista tekstiä tyhjästä.

Apua voidaan tarvita myös tiettyyn osaamiseen, kuten videotuotantoon, kanavakohtaiseen kirjoittamiseen tai mainonnan toteutukseen. Jos suunnitelma on toimiva mutta videot eivät valmistu, rajattu tuotantoapu voi riittää. Jos taas sisältöjen tarkoitus on epäselvä, pelkkä kuvauspalvelu ei ratkaise ongelmaa.

Johdonmukainen suunnittelu auttaa pitämään viestit ja ilmeen tunnistettavina. Näin sosiaalinen media tukee brändin rakentamista: asiakkaalle muodostuu vähitellen käsitys yrityksen osaamisesta ja tavasta toimia.

Mitä sosiaalisen median ulkoistaminen sisältää?

Sosiaalisen median ulkoistaminen tarkoittaa sovittujen tehtävien siirtämistä ulkopuoliselle tekijälle. Kumppani voi vastata suunnittelusta, tekstien ja visuaalisten sisältöjen tuotannosta, julkaisemisesta sekä tulosten raportoinnista. Mukaan voidaan sopia myös kommenttien ja viestien käsittelyä.

Palvelun nimi ei kuitenkaan määritä sen sisältöä. Yhdessä tarjouksessa somehallinta tarkoittaa yrityksen toimittamien aineistojen julkaisemista, toisessa myös ideointia, kuvauksia ja aktiivista keskustelujen seurantaa. Sopimuksesta pitää selvitä kanavat, sisältömuodot, tuotannon laajuus, kommenttikierrokset ja tehtävien rajat.

Myös orgaaninen sisältö eli ilman maksettua näkyvyyttä jaettavat julkaisut kannattaa erottaa maksetusta mainonnasta. Tavallisten julkaisujen tuotanto ei automaattisesti sisällä mainoskampanjoiden rakentamista tai niiden toimivuuden parantamista. Esimerkiksi Meta-mainonta voi olla osa yhteistyötä, mutta mainonnan hallintatyö ja alustoille maksettava mainosbudjetti ovat eri kustannuksia.

Mitä ulkoistus ei ratkaise?

Ulkoistus ei itsessään korjaa epäselviä palvelutietoja, puuttuvia tavoitteita tai hidasta päätöksentekoa. Kumppani ei myöskään voi tietää muuttuneista toimitusajoista tai uusista asiakaslupauksista, ellei yritys välitä tietoa.

Somella voidaan herättää kiinnostusta, mutta yhteydenotto voi jäädä syntymättä, jos verkkosivu ei vastaa asiakkaan kysymykseen tai seuraava askel on epäselvä. Siksi myös laskeutumissivu eli sivu, jolle julkaisu tai mainos ohjaa, palvelun sisältö ja yhteydenoton helppous vaikuttavat somemarkkinoinnin tuloksiin.

Osittainen ulkoistus, täysi ulkoistus vai hybridimalli?

Osittainen ulkoistus auttaa rajattuun tarpeeseen

Osittaisessa ulkoistuksessa kumppani hoitaa tietyn työvaiheen. Yritys voi päättää aiheet ja julkaista itse, mutta hankkia kuvaamisen ja editoinnin ulkopuolelta. Tai kumppani voi kirjoittaa julkaisut yrityksen omista kuvista ja asiantuntijamuistiinpanoista.

Malli sopii tilanteeseen, jossa oma tekeminen toimii pääosin ja avuntarve on tunnistettu. Samalla on helppo nähdä, helpottaako ulkoistettu työvaihe arkea vai syntyykö sen ympärille odotettua enemmän koordinointia.

Täysi ulkoistus siirtää käytännön kokonaisuuden kumppanille

Täydessä ulkoistuksessa kumppani vastaa sovittujen kanavien suunnittelusta ja toteutuksesta laajasti. Yrityksen ei tarvitse rakentaa omaa sisällöntuotantoa, mutta sen pitää nimetä yhteyshenkilö, toimittaa ajantasaiset tiedot ja tehdä tarvittavat päätökset.

”Täysi” tarkoittaa tässä sovitun kokonaisuuden hoitamista, ei kaiken vastuun siirtymistä. Yrityksen tavoitteet, asiakaslupaukset ja liiketoimintaa koskevat ratkaisut pysyvät yrityksellä.

Hybridimalli yhdistää oman asiantuntijuuden ja tuotantoavun

Hybridimalli on jatkuvaa yhteistyötä oman tiimin ja kumppanin välillä. Yritys tuo sisällön ytimeen asiantuntijat, havainnot ja arjen materiaalit. Kumppani huolehtii esimerkiksi suunnittelusta, haastatteluista, editoinnista ja julkaisuversioista.

Malli on erityisen luonteva silloin, kun uskottava sisältö edellyttää yrityksen omia ihmisiä mutta heidän aikaansa ei kannata käyttää kaikkiin tuotantovaiheisiin. Asiantuntija voi selittää asiakkaan ongelman lyhyessä haastattelussa; kumppani tekee siitä ymmärrettävän tekstin ja videon.

Hybridimallin onnistuminen edellyttää ennakoitavaa osallistumista. Jos sisältö perustuu asiantuntijahaastatteluihin, niille on varattava ajat. Yrityksen työpanos ei saa jäädä oletukseksi.

Mitä yrityksen pitää toimittaa somekumppanille?

Kumppani tarvitsee tietoa yrityksestä, ei vain pääsyä somekanaviin. Hyvä aloitus vähentää myöhempiä korjauksia ja auttaa tekemään sisällöistä yrityksen näköisiä. Kaiken materiaalin ei tarvitse olla valmista, mutta puuttuvat tiedot ja niiden toimittajat pitää tunnistaa.

• Tavoitteet ja kohderyhmä: kenelle sisältöä tehdään ja mitä sen halutaan tukevan.
• Ajantasaiset palvelu- ja tuotetiedot: olennaiset hyödyt, ehdot, rajoitukset ja hyväksytyt asiakaslupaukset.
• Brändiohjeet ja esimerkit: logo, visuaalinen ilme ja käytännön esimerkkejä yrityksen tavasta puhua.
• Aineistot ja käyttöluvat: kuvat, videot ja mahdolliset asiakastarinat sekä tieto siitä, missä niitä saa käyttää.
• Yhteyshenkilö ja asiantuntijat: kuka kokoaa palautteen, tarkistaa tiedot ja vastaa kysymyksiin.
• Aikataulu ja hyväksyntätapa: milloin aineistot toimitetaan ja kuinka nopeasti luonnokset käsitellään.

Yrityksen tapaa viestiä kannattaa kuvata konkreettisesti. Ohje ”rento mutta asiantunteva” jättää paljon tulkinnanvaraa. Muutama hyväksytty teksti ja esimerkki vältettävistä ilmauksista auttaa enemmän. Kuten yrityksen brändäyksessä muutenkin, tunnistettavuus rakentuu sekä ilmeestä että tavasta kohdata asiakas.

Ajankohtaiset aiheet voidaan koota markkinoinnin vuosikelloon. Sen pohjalta sisältökalenteriin sovitetaan sesongit, tapahtumat ja lanseeraukset sekä jatkuvat asiakasta auttavat teemat.

Miksi samaa sisältöä kannattaa muokata eri kanaviin?

Samaa aihetta voi hyödyntää useassa kanavassa, mutta sama toteutus ei aina palvele niitä yhtä hyvin. Asiantuntijan vastaus voi toimia yhdessä kanavassa tekstinä, toisessa lyhyenä videona ja kolmannessa kuvallisena ohjeena. Aloitus, tekstin pituus ja toimintakehotus kannattaa sovittaa siihen, miten sisältöä kyseisessä kanavassa käytetään.

Kanavakohtainen viimeistely on siksi oma työvaiheensa. Se ei tarkoita, että jokainen julkaisu tuotetaan alusta asti uudelleen, vaan että yhteinen aihe muotoillaan tarkoituksenmukaisesti.

Asiakkaan näkökulmasta olennaista on sisällön hyödyllisyys. Julkaisu voi auttaa tunnistamaan tarpeen, vertailemaan vaihtoehtoja tai ymmärtämään palvelun toteutusta. Näin some liittyy sisältömarkkinointiin eikä jää pelkäksi yrityksen uutisvirraksi.

Mitä kannattaa automatisoida tai tehdä tekoälyllä?

Toistuvia työvaiheita kannattaa helpottaa riippumatta siitä, tehdäänkö some itse vai ulkoistettuna. Valmiita julkaisuja voidaan ajastaa, jolloin niiden julkaiseminen ei vaadi erillistä muistamista. Esimerkiksi sosiaalisen median julkaisujen ajoittamista käsittelevä ohje kuvaa tätä toimintatapaa. Työkalua valittaessa kannattaa tarkistaa sen tukemat kanavat ja julkaisuominaisuudet.

Tekoälyä voi käyttää aiheiden ideointiin, tekstiluonnoksiin, vaihtoehtoisiin aloituksiin ja saman aineiston muokkaamiseen eri mittaisiksi versioiksi. Se voi auttaa alkuun, mutta lopputulos tarvitsee yrityksen tiedot ja ihmisen harkinnan.

Tekoäly on apuväline, ei vastuun siirtäjä. Julkaisun tiedot, sävy, lupaukset ja aineistojen käyttöoikeudet on tarkistettava. Luottamuksellisia asiakastietoja tai henkilötietoja ei pidä syöttää työkaluun ilman asianmukaista perustetta ja hyväksyttyä toimintatapaa.

Ajastaminenkaan ei poista seurantaa. Jos tilanne muuttuu, suunniteltu julkaisu voi vaatia muokkaamista tai peruuttamista. Siksi jonkun pitää tietää, mitä kanaviin on tulossa.

Miten vastuut, kommentit ja riskit kannattaa sopia?

Toimiva julkaisuprosessi etenee sovitusti aiheista luonnoksiin, tarkistukseen, kanavakohtaiseen viimeistelyyn ja julkaisemiseen. Jokaisella vaiheella pitää olla vastuuhenkilö ja määräaika. Jos hyväksyntä viivästyy, on oltava selvää, siirtyykö julkaisu vai voidaanko ennalta sovittuja sisältöjä julkaista itsenäisesti.

Kommentointi ja reagointiaika vaikuttavat asiakaskokemukseen

Kommenttien ja yksityisviestien käsittely kannattaa sopia erikseen. Mihin kumppani voi vastata hyväksyttyjen tietojen pohjalta? Kuka käsittelee reklamaatiot, tilauskohtaiset kysymykset ja arkaluonteisia tietoja sisältävät viestit?

Sopikaa myös seuranta-ajat ja tavoiteltu reagointiaika. Somepalvelu ei itsessään tarkoita ilta- tai viikonloppupäivystystä. Asiakkaan kannalta tärkeää on, että asia etenee eikä jää odottamaan siksi, että yritys ja kumppani olettavat toisen vastaavan.

Kommenttien valvonnassa tarvitaan yhteiset rajat esimerkiksi häirinnälle, roskapostille ja henkilötietojen julkaisemiselle. Kielteinen asiakaspalaute ei itsessään ole syy poistaa kommenttia, vaan tilanne pitää arvioida sovitun toimintatavan mukaan.

Kaupallinen sisältö ja vaikuttajayhteistyö vaativat selkeät merkinnät

Jos yhteistyöhön kuuluu vaikuttajamarkkinointia, sopikaa, kuka tarkistaa kaupallisen sisällön merkinnät ja ohjeistaa sisällöntuottajia. KKV:n vaikuttajamarkkinointia koskevan linjauksen mukaan kaupallisen tarkoituksen ja mainostajan on käytävä selkeästi ilmi. Yrityksen vastuuta ei voi sivuuttaa sillä, että sisällön tuottaa ulkopuolinen.

Pidä tilien hallinta yrityksellä

Ulkoistamisen riskejä ovat tiedonkulun katkeaminen, hitaat hyväksynnät ja liiallinen riippuvuus kumppanista. Niitä voidaan vähentää dokumentoidulla työnjaolla ja sillä, että yritys säilyttää tilien omistajuuden ja tarvittavan hallinnan.

Kumppanille annetaan tehtävien edellyttämät käyttöoikeudet. Lisäksi sovitaan aineistojen käyttöoikeuksista, suunnitelmien ja raporttien luovutuksesta sekä käyttöoikeuksien poistamisesta yhteistyön päättyessä. Näin tekemisen jatkaminen ei jää yhden henkilön tai palveluntarjoajan varaan.

Miten valita somekumppani ja vertailla kustannuksia?

Oma työntekijä, freelancer ja markkinointitoimisto voivat kaikki olla sopivia vaihtoehtoja. Oma tekijä on lähellä yrityksen arkea. Freelancer voi tarjota juuri tarvittavaa erityisosaamista. Toimisto voi olla luonteva valinta, kun tarvitaan useita osaamisalueita ja yhteyttä muuhun markkinointiin. Organisaatiomuoto ei kuitenkaan yksin kerro laadusta tai jatkuvuudesta.

Kustannuksia pitää verrata samalla työn laajuudella. Palvelumaksun tai palkkakustannuksen lisäksi huomioidaan yrityksen oma työaika, työkalut, tuotanto ja koordinointi. Halvempi tarjous voi edellyttää yritykseltä enemmän aineistojen tuottamista ja viimeistelyä.

Ennen valintaa kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:

• Kuka tekee työn käytännössä ja miten poissaolot hoidetaan?
• Miten tavoitteemme näkyvät sisältösuunnitelmassa?
• Mitä palveluun sisältyy, mikä on lisätyötä ja paljonko omaa osallistumistamme tarvitaan?
• Miten hyväksynnät, viestit ja poikkeustilanteet käsitellään?
• Miten tuloksia arvioidaan ja mitä niiden perusteella muutetaan?
• Miten yhteistyön päättyminen, aineistojen luovutus ja käyttöoikeudet on järjestetty?

Hyvä kumppani kysyy asiakkaista ja myyntiprosessista ennen julkaisumäärien ehdottamista. Työnäytteistä kannattaa puolestaan selvittää, mitä niillä tavoiteltiin ja mistä kumppani vastasi. Näyttävä toteutus ei yksin osoita, että tekijä ymmärtää juuri sinun yrityksesi tarpeita.

Miten ulkoistamisen onnistumista mitataan?

Onnistumista arvioidaan kahdesta suunnasta: helpottaako yhteistyö arkea ja tukeeko tekeminen sovittuja tavoitteita? Säännöllinen julkaiseminen on prosessin tulos, mutta ei vielä osoitus liiketoimintahyödystä.

Tunnettuutta tavoiteltaessa voidaan seurata tavoittavuutta ja sisältöjen katselua, mutta myös sitä, millaista yleisöä tavoitetaan. Asiakkaan harkintaa tukevissa sisällöissä hyödyllisiä havaintoja voivat olla tallennukset, kysymykset ja siirtymät verkkosivuille. Yhteydenottoja tavoiteltaessa seurataan esimerkiksi tarjouspyyntöjä tai varauksia.

Kaikki vaikutukset eivät näy suoraan analytiikassa. Asiakas voi tutustua yritykseen somessa ja ottaa myöhemmin yhteyttä muuta kautta. Seurannan on myös noudatettava asianmukaisia tietosuojakäytäntöjä.

Kirjatkaa lähtötilanne ja erottakaa orgaanisten sisältöjen tulokset maksetusta mainonnasta. Kasvanut mainosbudjetti voi lisätä näkyvyyttä ilman, että sisältöjen toimivuus on parantunut. Yksittäistä julkaisua tärkeämpi on pidemmän ajanjakson kehitys ja siitä tehtävät perustellut johtopäätökset.

Seuratkaa myös hyväksyntään käytettyä aikaa, korjausten määrää ja aikataulujen pitävyyttä. Jos ulkoistus vaatii jatkuvaa uudelleenkirjoittamista, ongelma voi olla perehdytyksessä, lähtötiedoissa tai kumppanin sopivuudessa. Mittaamisen tarkoitus on auttaa muuttamaan tekemistä, ei vain tuottaa raporttia.

Milloin yhteistyö kannattaa aloittaa pienesti?

Rajattu aloitus sopii tilanteeseen, jossa avuntarve tunnetaan mutta yhteistyön käytännöt ovat vielä kokeilematta. Aloitus voi koskea yhtä kanavaa, sisältösarjaa tai tuotantovaihetta. Tavoite ja arviointitapa kannattaa määrittää myös pienelle kokonaisuudelle.

Alussa voidaan arvioida esimerkiksi sitä, syntyykö yrityksen tietoon perustuvaa sisältöä sovitussa ajassa ja väheneekö oman tiimin työ. Tämä on usein realistisempi ensimmäinen kysymys kuin se, näkyykö yhteistyö heti myynnissä.

Kun tiedonkulku ja tuotanto toimivat, yhteistyötä voidaan laajentaa todellisen tarpeen perusteella. Jos ongelmia ilmenee, niitä on helpompi korjata rajatussa kokonaisuudessa.

Yhteenveto: valitse malli todellisen tarpeen mukaan

Sosiaalisen median ulkoistaminen on päätös siitä, miten osaaminen, aika ja vastuu järjestetään. Sopivin malli ei välttämättä ole laajin palvelu, vaan se, joka ratkaisee tekemistä hidastavan ongelman.

• Tee itse, kun osaaminen, työaika ja vastuu ovat kunnossa.
• Ulkoista osittain, kun tarvitset apua tunnistettuun työvaiheeseen.
• Valitse hybridimalli, kun oma asiantuntijuus on sisällön ydin mutta tuotantoon tarvitaan jatkuvaa tukea.
• Harkitse täyttä ulkoistusta, kun tarvitset sovittujen kanavien laajaa hoitoa ja pystyt huolehtimaan tiedonkulusta sekä päätöksistä.

Aloita määrittelemällä somen tavoite, tärkeimmät kanavat ja yrityksen realistinen oma työpanos. Näiden pohjalta on helpompi arvioida sekä kumppanin tarvetta että tarjousten sisältöä.

Jos haluat pohtia sopivaa työnjakoa, voit keskustella Creative Coden kanssa sosiaalisen median suunnittelusta ja sisällöntuotannosta. Tarkastellaan yhdessä, mikä kannattaa pitää yrityksen omissa käsissä ja missä ulkopuolinen apu helpottaisi tekemistä.

Lähteet

• Sosiaalisen median julkaisujen ajoittaminen ja julkaiseminen Adobe Expressissä
• Vaikuttajamarkkinointi sosiaalisessa mediassa – KKV